দায়িত্ব হস্তান্তর পত্র: নমুনা ও লেখার নিয়ম

দায়িত্ব হস্তান্তর পত্র কেন দরকার?

মাদ্রাসায় দায়িত্ব বদলের সময়ই সবচেয়ে বেশি কাগজ ও হিসাব হারায়। পুরনো মুহতামিম চলে যাওয়ার পর দেখা যায় কোনো রেজিস্টার নেই, রশিদ বইয়ের হিসাব মিলছে না, অথবা ব্যাংকের চেক বই কার কাছে তা কেউ জানে না। লিখিত হস্তান্তর পত্র দুই পক্ষকেই রক্ষা করে: বিদায়ী ব্যক্তি প্রমাণ পান যে তিনি সব বুঝিয়ে দিয়েছেন, আর নতুন জন জানেন ঠিক কী কী তার দায়িত্বে এলো।

হস্তান্তর পত্রে কী কী থাকে?

নমুনা: দায়িত্ব হস্তান্তর ও গ্রহণ পত্র

মালামাল ও নথির তালিকায় কী কী থাকে?

টেমপ্লেটের দ্বিতীয় পাতায় একটি ছক আছে (ক্রমিক, নাম, সংখ্যা, অবস্থা, মন্তব্য), যেখানে এই জিনিসগুলো আগে থেকে লেখা। প্রতিটির পাশে সংখ্যা ও অবস্থা লিখে নিন:

• ভর্তি রেজিস্টার
• হাজিরা খাতা (ছাত্র ও শিক্ষক)
• রেজুলেশন খাতা
• হিসাব খাতা ও ভাউচার ফাইল
• রশিদ বই (ব্যবহৃত ও অব্যবহৃত)
• ফলাফলের খাতা ও সনদ রেজিস্টার
• শিক্ষকদের ব্যক্তিগত ফাইল
• মাদ্রাসার সীল ও প্যাড
• চাবি (অফিস, আলমারি, গুদাম)
• জমির দলিল ও গুরুত্বপূর্ণ কাগজ
• সফটওয়্যারের লগইন ও পাসওয়ার্ড

টাকা ও হিসাব হস্তান্তরের বিবরণী

তৃতীয় পাতার ছকে সাতটি সারি আছে, প্রতিটির পাশে টাকার অংক লিখতে হয়:

এর সাথে চেক বইয়ের ব্যবহৃত ও অব্যবহৃত পাতার নম্বর, অব্যবহৃত রশিদ বইয়ের সংখ্যা এবং সর্বশেষ রশিদ ও ভাউচার নম্বর লিখে রাখতে হয়।

দায়িত্ব হস্তান্তরের ধাপ

1. হস্তান্তরের তারিখ ঠিক করে কমিটিকে জানান।
2. হস্তান্তরকারী তার আগে সব খাতা হালনাগাদ করবেন এবং হিসাব মিলিয়ে রাখবেন।
3. নির্ধারিত দিনে দুই পক্ষ ও সাক্ষী একসাথে বসে তালিকা ধরে প্রতিটি জিনিস দেখে নিন।
4. হাতের টাকা গুনুন, ব্যাংক স্টেটমেন্ট দেখুন এবং বিবরণী পূরণ করুন।
5. কিছু না মিললে মন্তব্যের ঘরে স্পষ্ট লিখুন।
6. তিনটি কাগজেই সবার স্বাক্ষর নিন। প্রতিটির তিন কপি: দুই পক্ষ ও অফিস।
7. ব্যাংকে স্বাক্ষরকারী বদলানোর জন্য কমিটির রেজুলেশনসহ আবেদন করুন।
8. সফটওয়্যারে নতুন ইউজার খুলে পুরনো লগইন বন্ধ করুন।

হস্তান্তরের দিন হিসাব কোথা থেকে পাবেন?

হস্তান্তরে সবচেয়ে সময় লাগে বকেয়ার মোট অংক, তহবিলভিত্তিক জের ও অগ্রিমের হিসাব বের করতে। Edurence সফটওয়্যারে বেতন আদায়, দান ও খরচ তোলা থাকলে যেকোনো তারিখের আয় ব্যয়ের রিপোর্ট এবং বকেয়ার তালিকা প্রিন্ট করা যায়, যা হস্তান্তর বিবরণীর সাথে জুড়ে দেওয়া যায়। প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য আলাদা লগইন থাকে এবং কাকে কোন কাজের অনুমতি দেওয়া হবে তা একজন একজন করে ঠিক করা যায়, তাই নতুন দায়িত্বশীলকে তার কাজ অনুযায়ী অনুমতি দিয়ে পুরনো লগইন বন্ধ করা যায়। রশিদ বই কার কাছে আছে তার হিসাবও থাকে। বিস্তারিত আয় ব্যয় হিসাব পাতায় আছে।

সাধারণ কিছু প্রশ্ন